Wichtiges zur Online-Eigentümerversammlung auf einen Blick

▶️ Seit der WEG-Reform 2020 können Eigentümerversammlungen auch online abgehalten werden – entweder vollständig digital oder als hybride Veranstaltung.

▶️ Rechtliche Voraussetzung: Eine reine Online-Versammlung ist nur möglich, wenn die Eigentümergemeinschaft dies zuvor beschlossen hat. Alternativ kann eine hybride Eigentümerversammlung abgehalten werden, bei der einige Eigentümer vor Ort sind und andere online teilnehmen.

▶️ Technische Anforderungen: Eine geeignete Videokonferenz-Plattform, eine stabile Internetverbindung sowie sichere Abstimmungstools sind erforderlich, um eine rechtssichere Beschlussfassung zu gewährleisten.

▶️ Vorteile: Eine Online-Eigentümerversammlung spart Zeit, erleichtert die Terminfindung und kann die Beteiligung erhöhen. Außerdem entfällt der organisatorische Aufwand für eine Präsenzveranstaltung.

▶️ Herausforderungen: Technische Probleme, Zugangshürden und eine eingeschränkte persönliche Interaktion sind mögliche Nachteile. Die Identitätsprüfung und digitale Protokollierung müssen sorgfältig durchgeführt werden, um eine rechtssichere Beschlussfassung zu ermöglichen.

Was ist eine Online-Eigentümerversammlung?

Eine Online-Eigentümerversammlung ist eine Versammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft, die vollständig oder teilweise über eine Videokonferenz oder eine andere digitale Plattform abgehalten wird. Damit stellt sie eine Alternative zur klassischen Präsenzversammlung dar, bei der sich alle Eigentümer an einem physischen Ort treffen.

Rein digitale Eigentümerversammlungen sind erst seit der WEG-Reform 2020 möglich. Vorher mussten sich Wohnungseigentümer zwingend vor Ort versammeln, um über Beschlüsse abzustimmen. Heute können sie sich online zuschalten, wenn die Eigentümergemeinschaft dies entsprechend geregelt hat.

Grundsätzlich gibt es drei Formen der Eigentümerversammlung:

1️⃣ Präsenzversammlung – Alle Teilnehmer sind vor Ort anwesend.
2️⃣ Hybride Eigentümerversammlung – Einige Eigentümer nehmen online teil, andere vor Ort.
3️⃣ Reine Online-Eigentümerversammlung – Die gesamte Versammlung findet digital statt.

Hier ein kurzer Überblick über die verschiedenen Formen der Eigentümerversammlungen:

Ob eine virtuelle Eigentümerversammlung in Ihrer WEG möglich ist, richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft.

Rechtliche Grundlagen für die Online-Eigentümerversammlung

Lange Zeit war die Präsenzversammlung die einzige Möglichkeit für Wohnungseigentümer, Beschlüsse zu fassen. Das hat sich mit der WEG-Reform 2020 geändert. Seitdem können Eigentümer auch online an Versammlungen teilnehmen – allerdings nur unter bestimmten Bedingungen.

Gesetzliche Regelungen nach § 23 Abs. 1a WEG

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) regelt, unter welchen Voraussetzungen eine Online-Eigentümerversammlung stattfinden darf:

✅ Eine reine Online-Versammlung ist nur dann möglich, wenn die Eigentümergemeinschaft dies zuvor beschlossen hat.

✅ Ohne eine solche Regelung in der Gemeinschaftsordnung oder durch einen Beschluss ist die Teilnahme nur in Präsenz möglich.

✅ Auch eine hybride Versammlung kann beschlossen werden, bei der einige Eigentümer vor Ort sind und andere online teilnehmen.

Beschlussfähigkeit und Stimmabgabe

Auch bei einer virtuellen Eigentümerversammlung gelten die allgemeinen Regeln zur Beschlussfähigkeit:

• Die Versammlung ist beschlussfähig, wenn die Einladung unter Einhaltung der gesetzlichen Ladungsfrist versendet wurde. Abstimmungen können digital erfolgen, müssen aber rechtssicher dokumentiert werden.

Ein wichtiger Punkt ist die Identitätsprüfung der Teilnehmer, um sicherzustellen, dass nur stimmberechtigte Eigentümer abstimmen.

Technische Voraussetzungen für die Online-Eigentümerversammlung

Damit eine Online-Eigentümerversammlung reibungslos funktioniert, müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt sein. Entscheidend ist, dass alle Eigentümer die Möglichkeit haben, sich sicher und störungsfrei in die Versammlung einzuwählen.

Welche Technik wird benötigt?

• Videokonferenz-Software:
  Gängige Lösungen sind Zoom, Microsoft Teams oder spezialisierte Plattformen für Wohnungseigentümergemeinschaften

• Stabile Internetverbindung:
  Jeder Teilnehmer muss eine ausreichend schnelle Verbindung haben, um Bild und Ton in guter Qualität zu übertragen.

• Endgeräte:
  Laptop, Tablet oder Smartphone – je nach genutzter Software sollte ein Gerät mit Kamera und Mikrofon verwendet werden.

• Identitätsprüfung:
  Um sicherzustellen, dass nur berechtigte Eigentümer teilnehmen, sind je nach Plattform unterschiedliche Authentifizierungsverfahren möglich.

• Sichere Abstimmungstools:
  Digitale Abstimmungen müssen rechtssicher und dokumentierbar sein.

Datenschutz und Sicherheit

Bei einer virtuellen Eigentümerversammlung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Deshalb müssen Datenschutz und IT-Sicherheit gewährleistet sein:

• Die verwendete Software sollte eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten.
• Zugänge zur Versammlung sollten durch individuelle Links oder Passwörter geschützt sein.
• Teilnehmerlisten und Abstimmungen müssen vertraulich behandelt und gespeichert werden.

Besonders bei sensiblen Themen, wie der Verwaltung von Eigentümerdaten, sollten keine unsicheren Plattformen genutzt werden.

Vorteile der Online-Eigentümerversammlung

Eine Online-Eigentümerversammlung kann viele Vorteile bieten – sowohl für die Eigentümergemeinschaft als auch für den Verwalter. Besonders in größeren WEGs oder bei Eigentümern, die weit entfernt wohnen, erleichtert eine digitale Versammlung die Organisation erheblich.

✅ Ortsunabhängige Teilnahme
Eigentümer müssen nicht mehr an einen bestimmten Ort reisen, sondern können sich von überall aus zuschalten. Das spart Zeit und Kosten.

✅ Bessere Terminfindung
Da keine Anfahrtswege berücksichtigt werden müssen, lassen sich Termine einfacherer planen. Das erhöht die Chance, dass mehr Eigentümer teilnehmen.

✅ Höhere Beteiligung
Viele Eigentümer nehmen nicht an Präsenzversammlungen teil, weil sie beruflich oder privat verhindert sind. Eine virtuelle Eigentümerversammlung senkt diese Hürde, da sie von jedem internetfähigen Gerät aus erreichbar ist.

✅ Schnelle Abstimmungen und Protokollierung
Beschlüsse können direkt in der digitalen Versammlung gefasst werden. Abstimmungsergebnisse werden automatisch dokumentiert und können direkt nach der Versammlung eingesehen werden.

✅ Weniger organisatorischer Aufwand
Raummiete, Verpflegung und Papierunterlagen entfallen. Einladungen und Dokumente können per E-Mail versendet werden. Das vereinfacht nicht nur die Vorbereitung, sondern spart zusätzlich Kosten.

Nachteile und Herausforderungen der Online-Eigentümerversammlung

So praktisch eine Online-Eigentümerversammlung sein kann, gibt es auch Herausforderungen, die nicht ignoriert werden sollten. Besonders technische Hürden und rechtliche Fragen spielen eine wichtige Rolle.

⚠️Technische Probleme und Zugangshürden
Nicht alle Eigentümer haben die technische Ausstattung oder Erfahrung mit Videokonferenzen. Besonders ältere Eigentümer oder Personen ohne stabiles Internet können Schwierigkeiten haben, an der Versammlung teilzunehmen.

⚠️Unsicherheiten bei der Rechtssicherheit
Digitale Abstimmungen müssen rechtlich einwandfrei sein. Wenn die Identität der Teilnehmer nicht eindeutig bestätigt wird oder Abstimmungen nicht korrekt dokumentiert sind, kann es zu Anfechtungen kommen.

⚠️ Weniger persönliche Interaktion
In einer Präsenzversammlung können sich Eigentümer direkt austauschen und spontane Diskussionen führen. In einer virtuellen Eigentümerversammlung sind die Gespräche oft formeller, und es kann schwieriger sein, auf bestimmte Themen einzugehen.

Diese Herausforderungen sollten vor der Umstellung auf eine Online-Versammlung berücksichtigt werden.

Abstimmungen und Beschlussfassung in der Online-Eigentümerversammlung

Damit eine Online-Eigentümerversammlung rechtssicher ist, müssen Entscheidungen eindeutig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Das gilt sowohl für eine reine Online-Versammlung als auch für hybride Modelle, bei denen einige Eigentümer vor Ort sind und andere digital teilnehmen.

✅ Identitätsprüfung der Teilnehmer
Damit nur stimmberechtigte Eigentümer abstimmen, müssen geeignete Verfahren zur Identitätsprüfung eingesetzt werden. Zum Beispiel durch einen persönlichen Zugang zur Versammlungsplattform.

✅ Digitale Abstimmungen mit Dokumentation
Die abgegebenen Stimmen müssen rechtssicher dokumentiert werden, um Anfechtungen zu vermeiden. Hierfür gibt es verschiedene technische Möglichkeiten:

• Abstimmung per Klick in einer Videokonferenz-Plattform
• Spezielle Software für digitale Beschlussfassungen
• Nachverfolgbare E-Mail-Abstimmungen in Ausnahmefällen

✅ Gesetzliche Anforderungen an die Beschlussfassung
Beschlüsse müssen so dokumentiert werden, dass sie im Streitfall nachvollziehbar sind. Das bedeutet:

• Eindeutige Protokollierung der abgegebenen Stimmen
• Speicherung der Abstimmungsergebnisse
• Berücksichtigung der Stimmenmehrheit gemäß WEG-Gesetz

Ohne eine eindeutige Identitätsprüfung oder eine sichere digitale Protokollierung könnten ein Verstoß gegen das WEG-Gesetz vorliegen und Beschlüsse anfechtbar sein.

Hybride Modelle als Alternative: Kombination aus Präsenz- und Online-Versammlung

Nicht jede Wohnungseigentümergemeinschaft möchte eine reine Online-Eigentümerversammlung durchführen. Eine Alternative ist das hybride Modell, bei dem einige Eigentümer vor Ort sind, während andere digital teilnehmen. Hier reicht im Gegensatz zur voll digitalen Versammlung eine einfache Mehrheit.

Vorteile einer hybriden Eigentümerversammlung

✅ Eigentümer, die eine Präsenzversammlung bevorzugen, können weiterhin vor Ort teilnehmen.

✅ Eigentümer, die nicht anreisen können oder wollen, haben die Möglichkeit zur Online-Teilnahme.

✅ Mehr Eigentümer nehmen an der Versammlung teil, da verschiedene Teilnahmeformen angeboten werden.

Technische und organisatorische Anforderungen

Damit eine hybride Versammlung funktioniert, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Ein geeigneter Veranstaltungsraum mit technischer Ausstattung (z. B. Mikrofone, Kamera, Bildschirm).
• Eine stabile Internetverbindung, damit online zugeschaltete Eigentümer die Diskussionen verfolgen und sich beteiligen können.
• Eine Möglichkeit zur sicheren Abstimmung, die sowohl für Präsenz- als auch für Online-Teilnehmer funktioniert.

Hybride Modelle sind besonders sinnvoll, wenn nicht alle Eigentümer über die technischen Mittel für eine virtuelle Eigentümerversammlung verfügen oder eine reine Online-Veranstaltung nicht gewünscht ist.

So bereiten Sie sich optimal auf eine Online-Eigentümerversammlung vor

Damit eine Online-Eigentümerversammlung reibungslos abläuft, ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Eine fehlerhafte Einladung oder technische Schwierigkeiten können dazu führen, dass Beschlüsse nicht gültig sind oder Eigentümer nicht teilnehmen können.

Viele WEGs stehen vor der Herausforderung, alle Anforderungen zu erfüllen und eine strukturierte Versammlung zu gewährleisten. Hier kann eine professionelle WEG Verwaltung unterstützen. 

Die MA-Hausverwaltung begleitet Eigentümergemeinschaften bei der Organisation und Durchführung von Online-Eigentümerversammlungen und sorgt für eine rechtssichere Abwicklung.

✅ Einladung und technische Vorbereitung

• Die Einladung sollte rechtzeitig per E-Mail oder Post verschickt werden.
• Der Link zur Videokonferenz und eine kurze Anleitung zur Teilnahme sollten enthalten sein.
• Falls Abstimmungstools genutzt werden, sollte eine Erklärung beigefügt sein.

💡 Wie die MA-Hausverwaltung unterstützt:
Die MA-Hausverwaltung übernimmt den Versand der Einladungen und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen verständlich bereitgestellt werden.

✅ Wahl einer geeigneten Plattform
Nicht jede Videokonferenz-Software eignet sich für eine Online-Eigentümerversammlung. Datenschutz, Abstimmungsfunktionen und technische Stabilität müssen berücksichtigt werden.

💡 Wie die MA-Hausverwaltung unterstützt:
Die MA-Hausverwaltung führt die Versammlung auf der eigenen App durch, die den rechtlichen Anforderungen entspricht und eine sichere Durchführung ermöglicht.

✅ Klare Moderation und Ablauf

• Die Versammlung sollte professionell geleitet werden, um Diskussionen geordnet zu führen.
• Wortmeldungen und Abstimmungen müssen geregelt sein, damit alle Eigentümer sich einbringen können.
• Die Beschlussfähigkeit muss zu Beginn geprüft und dokumentiert werden.

💡 Wie die MA-Hausverwaltung unterstützt:
Die MA-Hausverwaltung übernimmt die Moderation der Versammlung und sorgt dafür, dass Diskussionen geordnet ablaufen und typische Probleme vermieden werden. Abstimmungen werden korrekt durchgeführt und protokolliert, sodass ein rechtssicherer Ablauf gewährleistet ist.

Fazit: Lohnt sich die Online-Eigentümerversammlung?

Eine Online-Eigentümerversammlung kann viele Vorteile für Wohnungseigentümergemeinschaften bieten. Eigentümer sparen sich Anfahrtswege, Versammlungen lassen sich einfacher organisieren, und Abstimmungen können digital dokumentiert werden. Gleichzeitig gibt es Herausforderungen, etwa technische Hürden oder rechtliche Fragen bei der Beschlussfassung.

Vorteile einer Online-Eigentümerversammlung:

✅ Keine Anreise erforderlich – Teilnahme von überall möglich
✅ Bessere Terminfindung, da alle online teilnehmen können
✅ Höhere Beteiligung durch geringere Zugangshürden
✅ Effiziente Abstimmungen mit digitaler Dokumentation

Herausforderungen und Voraussetzungen:

⚠️ Stabile Internetverbindung und geeignete Technik erforderlich
⚠️ Rechtssichere Identitätsprüfung und Protokollierung notwendig
⚠️ Ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft muss vorliegen

Falls nicht alle Eigentümer die Möglichkeit zur Online-Teilnahme haben oder eine rein digitale Versammlung nicht gewünscht ist, kann eine hybride Eigentümerversammlung eine sinnvolle Alternative sein. Hierbei sind einige Eigentümer vor Ort, während andere sich online zuschalten.

Mit einer professionellen WEG Verwaltung lassen sich die Herausforderungen einer digitalen oder hybriden Eigentümerversammlung vermeiden. Die MA-Hausverwaltung unterstützt Wohnungseigentümergemeinschaften im Raum Karlsruhe bei der Durchführung. Von der Wahl der Plattform über die Einladung bis hin zur Moderation und Protokollierung sorgt sie für eine reibungslose und rechtssichere Umsetzung. Nutzen Sie die kostenlose Beratung der MA-Hausverwaltung!